新入社員向け 見積書提出前のチェック事項、注意点など

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私は今、新入社員として、見積書を会社で作っています。

しかし、何が何だかわからない状態で、困惑している所です。

私の企業はしっかりとした教育で、作り方の説明を受けることができています。しかし、世の中には何も教えられず、「さあ作れ!」と言われる会社もあるそうです。怖いですね、、、

そんな方のために、私がネットで調べた「見積書作成における注意ポイント」をまとめました。読んでみてください。皆さんの参考になれば幸いです!

見積書とはどんなもの?

見積書とは会社が取引先と正式な契約を結ぶ前に、その取引に必要な金額、条件を事前に相手に対して明確に提示する書類のことです。会社の取引は見積書に書いてある内容を元に契約へと進みます。

もし、契約段階で「条件が違うじゃないか!」と言われれば、どうにもできなくなり、すごい損失がでてしまいます。新人であればやってしまう可能性もあるのです。その時はクビもあり得るかもしれません。そのくらい重要な書類なんです。

見積書作成は丁寧に作ろう!

見積書に記載事項漏れ、記載ミスがあれば、相手先には勿論、自分の会社にも迷惑が掛かってしまいます。最悪の場合、取引中止、契約解除、クビもあり得ます。そのため、細心の注意を払って見積書を扱いましょう。

電話でしっかりと記載内容を確認をする

会社によっては書式に指定があったり、商品名の指定を求めてくるところがあります。これは主に、大企業や官公庁など、国に関わる会社に多いみたいですね。こちらとしては、ミスするわけにはいかないので、相手側に細かくチェックする必要があります。メールで問い合わせるのもいいですね。しかし、基本的にメールは時間がかかってしまうので電話がおすすめです。

数字の記載ミスが無いか何回も確認する

見積書で数字がでてくるのは主に、金額、納入する個数、取引日などです。もし、元々決まっていた請求金額より安い金額で記入してしまっていた場合、とんでもないことになります。こちらが下手すれば赤字、、なんてこともありますよね。数字のミスは「0の個数を打ち間違えた」ということが多いと思われます。数字の桁数は何回も要チェックです。

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各項目の名称は本当に適切か確認する

取引先には専門化ばかりではありません。用語に詳しくない人もいます。そのため、そんな人たちにとっては業界用語や社内専門用語ばかりの見積書は非常にわかりにくいものになってしまいます。

誤認識されてそのまま取引が進むとどこかで不具合が発生してしまいます。

正式に決められた名称を用いて、各項目を作成しましょう。

ハンコの押し忘れが無いかの確認をする

これはあまりないと思いますが、代表者の印鑑が無ければ、契約はできません。客先に見積書を出しに行って、「あ、ハンコが無い!」と焦ってしまいます。また、自社にわざわざ押しに帰るのもめんどくさいし、恥ずかしいですよね。押してもらってから、客先に提出しましょう。

提出はぎりぎりではないか確認する

期日前ぎりぎりに提出することは「こいつは契約する意思がないのかな?」と思われてしまいます。せっかく、契約手前までこぎつけたのにも関わらず、遅い進捗を行うことは、自らチャンスを潰しに行っているようなものです。学生時代の時も「課題は早めに提出しろ!」と言われましたよね。信用は「丁寧」さと「スピーディさ」で成り立っているようなものです。

早めに提出しましょう。メールや電話が来たらすぐに返す、反応するのと同じです。

まとめ

見積書は新人にとって基本中の基本です。しかし、しっかりと丁寧にスピーディに行うことによって、その後のキャリアアップにも役立ってくると個人的には思います。その作業の癖がスタンダードになりますからね。先ほども述べましたが、信用は「丁寧さ」と「スピーディさ」です。見積書では最初に丁寧さが求められていると思います。ここでいう丁寧さは何回も確認するということです。ミスがないということは、仕事ができる第一歩だと感じます。私も新入社員ですが、皆さん、一緒に頑張っていきましょう!

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