わかりやすいメールの書き方 ビジネス文書は最初に概要を伝える

就活

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新入社員の皆さん、仕事にも少し慣れてきた頃でしょうか?

四月に配属された人、最近配属された人、まだ配属されていない研修中の人、色々いると思います。

新入社員にとって最初の難関が、「メール」。

最近の学生はLINEやメッセンジャーなどでのやり取りが多くなってきました。そのため、社会人になっていきなり、メールと言われても戸惑いますよね。

いつものLINEを打つ感覚でメールを打つと、非常にわかりにくくなってしまいます。

ビジネスの場においては、「時間のない中で、すぐに相手が理解できるような文書」が求められています。

じゃ、どうやって打てばいいのでしょう?

「新入社員一年目で、ビジネスメールの書き方がわからない」という方に向けて、「相手にすぐに理解してもらうための、わかりやすいビジネスメールの書き方」を解説していきます。

とにかく、初めに概要を伝える

今回、「~の件について」や「表題の件ですが、~という結果になりました。」などを1文目に持ってきましょう。

これは一番重要です。初めに概要を伝えないと、何の件についてのメールかわかりません。

よく、最初に「お世話になっております。先日はありがとうございました。こちらで、一度上のものに相談してみた結果~」などと長ったらしく書く人がいます。これは、一番相手に失礼な書き方です。相手は結論を知りたいのに、最後まで読まないと理解することができません。基本、ビジネスマンは忙しいので、限られた時間の中で、次々と情報を取捨選択していかないといけないのです。まず、そこを念頭に置いて、相手を思いやる気持ちを持ってください。

本文は極力短く、簡潔に

よく言われているのは、「本文は5文以内で書きましょう」です。

いらない情報は省いて下さい。「お世話になっております。」はよくつける方が多いですが、親密な中になると、個人的にはいらないと思っています。

特に社内メールです。社内の人間とプロジェクトなどを進めるときがあるでしょう。他の部署の方と仕事をするとします。最初の1,2回のメールのやり取りではさすがに礼儀として「このお世話になっております」は最初の定型文として、いるかとは思います。しかし、何回も密にメールのやり取りをするようになると、もういらないです。

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密にメールをやり取りするということは、お互い、そのプロジェクトに切羽詰まっていて、すぐに相手から提供される情報を求めています。そのため、メールの最初の定型文で恒例の「お世話になっております」儀式をやられると正直言ってだるいと思われてしまいます。

件名で終わらすことができるメールには本文は書かない

こんなメールあるのか?と思われるでしょうが、あります。

それは何かというと、「客先からの伝言」や「前のメールの補足情報」を送る時のメールです。

伝言は、客先の誰から誰宛の連絡があったということがわかればいいですよね。誰から電話があったことが分かれば大抵、折り返し電話を掛けます。不安であれば、件名に、「客先の誰からの名前」と「折り返しの電話願い」と書けばいいのです。それか社内で、折り返しの電話を求められた場合の、短文の決め文句などを決めておくのもいいですね。

本文に書かなくて収まるくらいの伝言メールであれば、件名に全て書いて送りましょう

前のメールの補足説明については、短い場合と長い場合があると思います。

こちらも件名に収まるのであれば書いてしまいます。収まらないのであれば、重要な情報なので、添付ファイル(ワード、エクセルなど)で送るのもいいかもしれません。

しかし、添付ファイルには好みがありますので、直接メールに埋め込んだ方がいい場合もあります。相手に合わせましょう。

まとめ

メールは一日何十件と来ます。中には、見逃してしまうメールもたまにありますね。しかし、非常に重要事項の記載したメールを、相手に見逃されることだけは避けたいですよね。そうならないためにも、相手が理解しやすい、ユーザビリティを考えたメールを送るようにしましょう。日ごろから意識していると、習慣化され、理解しやすいメールを打つことが常識になります。そうなれば、「あいつのメールはわかりやすいな。」と信用度もあがります。信用度は冗談ではなく、出世にも影響していきますよ。

継続は力なりです。頑張ってください。

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